Bedrijfsprocessen automatiseren: waar begin je?

Veel bedrijven beginnen met automatiseren door een tool aan te schaffen. Een nieuwe CRM, een koppeling tussen twee systemen, een AI-assistent. Soms werkt dat. Vaak ontstaat er vooral een extra laag bovenop processen die al niet goed liepen.

Begin bij het proces, niet bij de tool

Een slecht proces automatiseren levert een sneller slecht proces op. Daarom kijken we eerst naar hoe het werk nu echt gaat. Niet hoe het op papier zou moeten, maar wat mensen elke dag doen.

Stel per terugkerend proces drie vragen:

• Hoe vaak gebeurt dit? Iets wat tien keer per dag gebeurt, levert meer op dan iets wat eens per maand gebeurt.
• Hoeveel stappen zijn handwerk? Overtypen, kopiëren tussen systemen, mails met dezelfde inhoud.
• Wat gaat er mis? Vergeten opvolging, verkeerde gegevens, dubbel werk.

Typische plekken met veel winst

In de praktijk zitten de grootste winsten bijna altijd op dezelfde plekken:

• Aanvragen en leads. Een aanvraag komt binnen via de site, wordt met de hand in een lijst gezet en daarna (soms) opgevolgd.
• Offertes. Gegevens uit een gesprek worden opnieuw ingetypt in een offertesjabloon.
• Onboarding. Een nieuwe klant krijgt handmatig de juiste informatie, accounts en afspraken.
• Reminders en statusupdates. Klanten vragen waar hun project staat, of vergeten een afspraak.
• Rapportages. Cijfers worden maandelijks uit meerdere systemen bij elkaar gezocht.

Eén bron van waarheid

Automatiseren werkt het best als gegevens op één plek staan. Zolang klantinformatie verspreid is over mail, Excel en drie tools, blijft elke koppeling kwetsbaar. Daarom ontwerpen we eerst het datamodel: wie is de klant, wat heeft hij gekocht, waar staat hij in het proces. Daarna volgen de flows.

Klein beginnen, groot denken

Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Begin met het proces dat het vaakst voorkomt en de meeste fouten oplevert. Bouw het wel zo dat volgende stappen erop kunnen aansluiten.

Wil je weten waar in jouw bedrijf de meeste tijd weglekt? Daar is de Business & Process Scan voor.